Umlagefähige Nebenkosten – Was gehört in die Betriebskostenabrechnung

Umlagefähige Nebenkosten – Was gehört in die Betriebskostenabrechnung
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Umlagefähige Nebenkosten der sogenannten Betriebskostenabrechnung werden auch des Öfteren als zusätzliche Miete oder als Nebenkosten bezeichnet. Laut Mietvertrag ist es dem Hauseigentümer gestattet die Ausgaben, welche das Mietobjekt betreffen an seine Mieter weiter zu geben.

Jedoch ist hier zu beachten, dass auch Hausbesitzer sich an bestimmte Regeln und Bestimmungen halten müssen, denn nicht alle Kosten darf der Hauseigentümer auf seine Hausbewohner umlegen. Welche Kosten das im einzelnen sind und worauf Sie insbesondere achten müssen, erläutern wir Ihnen in diesem Ratgeber.

Was sind eigentlich Betriebskosten?

Bei Betriebskosten werden als Ausgaben aufgelistet, welche dem Eigentümer eines Grundstücks oder einer Wohnung, aber auch eines Hauses regelmäßig entstehen. Bei diesen Ausgaben handelt es sich um sogenannte Fixkosten, was bedeutet, dass diese Ausgaben auch entstehen, wenn eine Immobilie vermietet wurde. Der Hausbesitzer darf diese Betriebskosten teilweise an seine Mieter weitergeben, jedoch müssen hier bestimmte Voraussetzungen gegeben sein.

Alle anfallenden Ausgaben werden mit dem Mieter abgerechnet dies findet in einem monatlichen Rahmen statt. Der Hausbewohner zahlt eine Summe, die sogenannte Miete an den Vermieter, was die Nettomiete ist und hier werden noch die Neben- oder Betriebskosten hinzugerechnet, so ergibt sich dann die Bruttomiete. Die gesamten zu zahlenden Ausgaben, die ein Hausbewohner an den Hausbesitzer zu leisten hat, bezeichnet man in der Umgangssprache als Warmmiete.

Regelungen, die gesetzlich bestimmt sind

Sämtliche Ausgaben, welche zur Miete hinzukommen, werden nach der Betriebskostenverordnung bestimmt. Der Immobilienbesitzer ist gesetzlich verpflichtet nur Kosten mit seinem Mieter abzurechnen, die sich einzig und alleine auf die Immobilie beziehen, welche der Mieter bewohnt, jedoch zählen hierzu auch Nebengebäude, welche sich auf dem gleichen Grundstück befinden.

Hier ist jedoch zu beachten, dass Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten vom Vermieter nicht an seinen Mieter weitergegeben werden dürfen. 

Betriebskosten, was darf berechnet werden?

Zu diesen Kosten zählen so einige Abgaben, welche der Vermieter unter seinen Mietern aufteilen darf:

  • Gebäudereinigung
  • öffentliche Lasten
  • Entwässerung
  • Wasserversorgung
  • Aufzüge
  • Heizung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung
  • Versicherungen
  • Schornsteinreiniger
  • Gemeinschaftsantennenanlage
  • Sonstige Betriebskosten

Alle zusätzlichen Ausgaben, welche der Hausbesitzer ebenfalls auf seine Hausbewohner umlegen darf, sind ebenfalls genau gesetzlich bestimmt. Bei diesen Kosten handelt es sich beispielsweise um Einrichtungen der Brandschutztechnik oder um Alarmanlagen an denen Wartungsarbeiten durchgeführt wurden.

Der Unterschied zwischen Neben- und Betriebskosten

Häufig verwechseln Mieter Neben- und Betriebskosten oder glauben, dass es sich hierbei um identische Kosten handelt, doch dies ist ein Trugschluss. Beide Ausgaben Betriebs- sowie Nebenkosten werden monatlich auf die Mieter umgelegt, jedoch gibt es hier Unterschiede, auf die Sie achten sollten.

Bei Betriebskosten handelt es sich um solche Kosten, welche der Immobilieninhaber an seine Mieter weitergeben darf, jedoch bei den Nebenkosten handelt es sich um sämtliche anfallende Kosten, welche der Eigentümer verursacht.

Denken Sie daran, dass Betriebskosten stets Nebenkosten sind, jedoch ebenso sollte Ihnen bewusst sein, dass alle Nebenkosten nicht zwangsläufig auch Betriebskosten sind.

Wann sind Betriebskosten umlegbar?

In aller Regel müssen sämtliche Betriebskosten vom Besitzer des Grundstücks erbracht werden. Es gibt jedoch Betriebskosten, welche der Besitzer der Wohnung oder des Hauses  auf seine Mieter umlegen kann.

  • Betriebskosten kann der Hauseigentümer nur an seine Bewohner weitergeben, wenn dies schriftlich festgehalten wurde.
  • Ebenso müssen im Mietvertrag die Ausgaben genau deklariert werden
  • Im Mietvertrag muss der Hauseigentümer den Bewohner darauf aufmerksam machen, dass der Hausbewohner diese Kosten nur anteilig zu tragen hat.
  • Nur die Betriebskosten, welche einzeln im Mietvertrag aufgeführt wurden muss der Mieter tragen
  • Die Kosten müssen durch den Vermieter nachweisbar sein
  • Sämtliche Kosten dürfen nur auf den Bewohner übertragen werden für den angegebenen Abrechnungszeitraum

Nebenkosten die nur den Hauseigentümer etwas angehen

Selbstverständlich kann der Hausbesitzer nicht sämtliche Kosten auf den Hausbewohner abwälzen, hier gibt es ein paar Kosten, welche der Vermieter selber zu tragen hat.

  • Anteile für gewerbliche Wohnungen
  • Betriebskostenanteile für leerstehende Wohnungen
  • Bank- und Kontoführungsgebühren
  • Dachrinnenreinigung
  • Instandhaltungskosten
  • Neuanlage eines Gartens
  • Wachdienste und Sicherheitsleute
  • Verwaltungskosten
  • Reparaturkosten

Nicht immer ist eindeutig welche Kosten berechnet werden dürfen

Es wurde mittlerweile per Gesetz festgelegt, welche Kosten ein Vermieter seinen Mietern auferlegen darf, jedoch sind einige Punkte immer noch sehr umstritten. Ein besonders großer Streitfaktor sind die Kosten für Personenaufzüge. Eigentlich dürfen Hausbesitzer Kosten für einen Personenaufzug auf den Hausbewohner umlegen, jedoch gibt es einige Mieter, die diesen gar nicht nutzen, da sie den Aufzug nicht benötigen.

Einige Hausbewohner haben genau aus diesem Grund gegen ihren Vermieter Klage eingereicht und die Gerichte haben diesen Mietern recht gegeben. Ebenso ist nach wie vor ein großer Streitpunkt zwischen Mietern und Vermietern die Gartenpflege, denn einmalige Kosten darf der Vermieter nicht als Fixkosten angeben, die immer wieder auftreten.

Grundsteuer ist umlagefähig

Die Grundsteuer, ein umstrittenes Thema, jedoch ist diese wie zahlreiche andere Ausgaben ebenfalls über die Nebenkostenabrechnung umlagefähig. Jedoch sollten Mieter hier einiges über die Umlagefähigkeit der Grundsteuer wissen.

Nebenkostenabrechnungen werden oftmals nicht eindeutig für den Mieter umgesetzt, sodass manche Mieter diese nur sehr schwer versehen können und eine große Anzahl von Betriebskostenabrechnungen ist jedoch falsch.

Zahlreiche Diskussionen über die Umlagefähigkeit der Grundsteuer

Seit 2004 gibt es ein Urteil, welches besagt das Vermieter die Grundsteuer auf ihre Mieter umlegen dürfen, jedoch herrscht hier immer noch großer Unmut und es wird ausreichend Stoff zum Diskutieren geboten.

Bei der Grundsteuer hat der Hauseigentümer die Möglichkeit, diese an seine Hausbewohner nach Quadratmetern aufzuteilen. Die Bewohner einer Wohnung sollten jedoch ihren abgeschlossenen Vertrag genau durchlesen, denn die sogenannte Grundsteuer darf einzig und alleine nur dann an den Hausbewohner weitergeleitet werden, wenn dies ausdrücklich im Mietvertrag festgehalten wurde.

Abrechnung der Grundsteuer?

Die Grundsteuer wird nicht pauschal auf die Mieter umgelegt, sondern die jeweilige Umlage ist abhängig von der Größe der Wohnung, welche der Mieter bewohnt. Ein Mieter der eine 3 Zimmer Wohnung bezogen hat, zahlt eine höhere Abgabe, als ein Mieter mit einer 2 Zimmer Wohnung.

Wie und wann erfolgt die Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskosten sind in den Nebenkosten enthalten, diese werden monatlich mit der Miete von dem Hausbewohner an den Hausbesitzer gezahlt. Einmal jährlich erstellt der Hauseigentümer eine sogenannte Betriebskostenabrechnung, sollte der Mieter im Laufe des Jahres zu viel gezahlt haben, erhält dieser eine Gutschrift. Die Gutschrift wird in der Regel nicht an den Vermieter ausgezahlt, sondern mit einer Mietzahlung verrechnet.

Sollte sich herausstellen, dass der Mieter im Laufe des Jahres zu viel wenig gezahlt hat, erhält dieser eine Betriebskostennachzahlung, welche ebenfalls mit der einer Miete abgerechnet wird. 

Viele Nebenkostenabrechnungen sind fehlerhaft

Es gibt kaum einen Brief vor dem Mieter so viel Angst haben wie vor der Betriebskostenabrechnung, die einmal im Jahr ins Haus flattert. Meistens besteht die Angst darin, dass Mieter eine saftige Nachzahlung erhalten. Die Kostenaufstellungen sind für Mieter oftmals sehr undurchsichtig und unverständlich. In den meisten Fällen zahlen Mieter eine Nachforderung, da sie sich mit den Betriebskosten und ihrer Zusammensetzung nicht auskennen.

Der Vermieter darf sich zudem nicht ewig Zeit lassen mit der Betriebskostenabrechnung, obwohl manche Mieter sich dies sicherlich wünschen. Nach Ende des Abrechnungszeitraums bleibt dem Vermieter immerhin noch ein Jahr Zeit um die Betriebskostenaufstellung an seine Mieter weiter zu geben, doch dann sollte dies geschehen sein.

  • Der Zeitraum über den der Hausbesitzer die Betriebskosten abrechnet, darf die 12 Monate nicht übersteigen.
  • Alle anfallenden Ausgaben müssen im jeweiligen Mietvertrag detailliert festgehalten worden sein, ebenso ob eine Zahlung pauschal oder mittels Vorauszahlung erfolgen muss.
  • der Vermieter kann 17 Kosten mit dem Mieter mittels Betriebskostenabrechnung abrechnen
  • achten Sie auf die Umlagen der Heizkosten, diese sind oftmals verkehrt
  • unvollständige Betriebskostenabrechnung führt zu erhöhten Kosten
  • Einmalkosten werden fälschlicherweise abgerechnet
  • Abrechnung von Reparatur- und Wartungskosten bezüglich Fahrstühlen
  • Sie haben jederzeit das Recht Belege gleich beim Vermieter einzusehen
  • Eigenleistungen des Vermieters gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung
  • Leerstehende Wohnungen oder Eigentumswohnungen dürfen nicht abgerechnet werden
  • Gewerberäume haben nichts in der Betriebskostenabrechnung zu suchen
  • es erfolgt keine Betriebskostenabrechnung, hier könnte es sein das Ihnen eine enorme Erstattung durch die Lappen geht

Tipps für Hausbewohner

Sie können davon ausgehen, dass etwa jede 2. Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist, jedoch kaum einem Mieter fällt dies auf, da sich Mieter nur in den seltensten Fällen mit den Abrechnungsposten, welche eine solche Nebenkostenabrechnung beinhaltet auskennen.

Sie sollten Ihre Abrechnungen stets von einem Profi überprüfen lassen. Wenden Sie sich beispielsweise an einen Mieterschutzbund. Diese überprüft Ihre Abrechnung bis in das kleinste Detail und spürt Fehler auf.

Der Mieterschutz kann Ihnen jährlich einige Hundert Euro einsparen, die Kosten welche ein solcher von Ihnen für seine Arbeit verlangt sind recht gering und müssen einmal jährlich gezahlt werden, dafür können Sie mit allen Fragen zu diesem kommen und er wird Ihnen hilfreich zur Seite stehen.

Bezahlen Sie nicht für Abrechnungsfehler Ihres Vermieters

Sicherlich sind Vermieter auch nur Menschen, jedoch müssen Sie als Mieter nicht für Fehler, welche Ihr Vermieter macht aufkommen. Auch wenn es etwas umständlich ist und nicht immer unbedingt Freude macht eine Abrechnung zu überprüfen, sollten Sie dies jedes Jahr besonders akribisch machen. Nehmen Sie die Abrechnung vom Vorjahr zur Hand und vergleichen Sie die einzelnen Posten. Sind die Kosten extrem gestiegen?

Ebenso sollten Sie, falls Ihr Hausbesitzer nur eine sehr geringe Abschlagszahlung monatlich von Ihnen verlangt, sich nicht zu früh freuen, denn die saftige Nachzahlung kommt am Ende des Jahres. Sprechen Sie lieber mit Ihrem Vermieter und bitten Sie diesen, dass Sie monatlich einen höheren Abschlag zahlen dürfen, dann bekommen Sie auch keinen Schreck, wenn die Betriebskostenabrechnung ins Haus flattert.

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